ETAPE 1 – Décrire l'entreprise tout entière comme un macro-processus
L'approche processus est une approche systémique. Cela veut dire, entre autres, qu'il y aura plusieurs niveaux d'analyse. Ce qui est considéré comme le système à un niveau d'analyse, l'usine par exemple, va devenir sous-système quand on monte d'un cran, en analysant l'entreprise à laquelle appartient l'usine. De même, le système Usine va devenir environnement quand on descend d'un niveau, en portant l'analyse sur un atelier, comme le montre le schéma ci-dessous :
Objet de l'analyse = SYSTÈME | Ce qui est en dehors = ENVIRONNEMENT | Ce qui est dedans = SOUS-SYSTÈMES | |
Niveau 1 analyse de l'entreprise | L'entreprise | Le marché, La concurrence | L'usine, les services administratifs, les agences commerciales |
Niveau 2 Analyse de l'usine | L'usine | L'entreprise | Les ateliers |
Niveau 3 Analyse d'un atelier | L'atelier | L'usine | Les postes de travail |
Niveau 4 Analyse d'un poste | Le poste de travail | L'atelier | Les outils et l'opérateur |
Pour les processus c'est la même chose. Il y a des macro-processus, des processus élémentaires et des sous-processus.
Nous allons utiliser ce principe d'analyse à plusieurs niveaux pour construire la cartographie. On commence au niveau le plus élevé : l'entreprise que l'on veut cartographier. On représente alors cette entreprise tout entière comme un macro-processus.
Nous allons mettre cela en pratique sur un exemple. Il s'agit d'une entreprise de fabrication d'échangeurs thermiques. Elle conçoit et fabrique des échangeurs, qu'elle vend sur catalogue. Elle peut également concevoir et fabriquer des échangeurs sur mesure.
Le schéma ci-dessous représente cette entreprise comme macro-processus de réalisation :
Conformément à notre mode de représentation décrit dans le paragraphe précédent, le macro-processus qui représente cette entreprise est caractérisé par un nom, en l'occurrence le nom de l'entreprise, des entrées et des sorties et une phrase qui décrit les activités qui transforment les entrées en sorties, en rajoutant de la valeur.
Pour plus de clarté, nous avons groupé les entrées et sorties par provenance/destination (marché, clients et fournisseurs) en indiquant celles-ci dans la cartographie.
Constatez également que dans les entrées et sorties il y a des flux matériels (matières premières et échangeurs) et informationnels (demandes de prix, devis, commandes, ...). Ils ont été représentés de façon à identifier chaque type de flux par l'utilisation de polices différentes.
Bien évidemment, cet exercice ne peut être réalisé qu'à condition d'avoir bien identifié qui sont les clients et quels sont les produits de l'entreprise.
Avant de réaliser la cartographie détaillée d'une entreprise, qui sera la cartographie de niveau 2, il faut avoir bien identifié, dans la cartographie de niveau 1 :
• les clients ;
• les produits ;
• la finalité et les missions (la raison d'être de l'entreprise) ;
• les fournisseurs.
Il faut s'assurer aussi que tous les acteurs de l'entreprise comprennent et partagent cette représentation graphique. Un schéma qui représente l'entreprise entière comme macro-processus, est une bonne façon d'obtenir ces résultats :
